Airbnb-hostausyritysten vertailu – mitä palveluntarjoajaa valitessa kannattaa huomioida?

Airbnb-hostausyritystä ei kannata valita pelkän komissioprosentin perusteella. Olennaisempaa on selvittää, mistä summasta komissio lasketaan, mitä palveluun sisältyy, kuka vastaa siivouksesta ja vierasviestinnästä, miten kohdetta hinnoitellaan ja kuinka läpinäkyvästi omistajan tuotot tilitetään.

Kaksi samalta näyttävää tarjousta voivat johtaa omistajalle hyvin erilaiseen lopputulokseen. Komissio voi olla toisessa tarjouksessa pienempi, mutta palvelun ulkopuolelle saattaa jäädä esimerkiksi siivousten koordinointi, liinavaatteet, kulutustarvikkeet, ammattikuvaus, vierasviestintä, dynaaminen hinnoittelu, huoltokäynnit, ilmoitusten rakentaminen, näkyvyys useilla varausalustoilla tai ongelmatilanteiden hoitaminen.

Tämän vuoksi Airbnb-hallinnointipalvelun vertailussa pitäisi arvioida omistajalle jäävää kokonaisuutta — euroja, palvelun laajuutta ja omaa työmäärää — eikä vain yhtä prosenttilukua. Tämä artikkeli on tarkoitettu osto-oppaaksi: se auttaa esittämään oikeat kysymykset ennen sopimuksen tekemistä.

Mitä keskeiset termit tarkoittavat?

• Hallinnointipalkkio on palveluntarjoajan veloittama korvaus kohteen operoinnista, yleensä prosenttiosuus majoitusmyynnistä.
• Komission laskentapohja on se summa, josta prosentti lasketaan. Se voi olla bruttomajoitusmyynti tai summa, josta on jo vähennetty alustamaksut ja arvonlisävero.
• Omistajan osuus on se euromäärä, joka omistajalle jää kaikkien vähennysten jälkeen.
• Tilitysmalli kuvaa rahavirtaa: kuka vastaanottaa varausrahat, milloin ja millä raportilla ne siirtyvät omistajalle.
• Dynaaminen hinnoittelu tarkoittaa yöhinnan jatkuvaa säätämistä kysynnän, sesongin, tapahtumien ja saapumispäivän läheisyyden mukaan.
• Lyhytvuokrauksen operointi kattaa päivittäisen käytännön työn: vierasviestinnän, siivousten koordinoinnin, huollot ja ongelmatilanteet.

1. Miksi pelkkää komissioprosenttia ei kannata verrata?

Ilmoitettu komissio ei vielä kerro palvelun todellista hintaa, koska prosentin takana oleva laskentapohja ja palvelun sisältö vaihtelevat. Omistajan kannattaa selvittää ainakin seuraavat asiat.

• Sisältääkö komissio arvonlisäveron?
• Mistä summasta komissio lasketaan?
• Vähennetäänkö varausalustojen palvelumaksut ennen komission laskemista?
• Vähennetäänkö majoitustoiminnan arvonlisävero ennen omistajan osuuden laskemista?
• Veloitetaanko siivouksesta erikseen?
• Veloitetaanko liinavaatteista erikseen?
• Onko palvelussa kuukausimaksuja?
• Onko käyttöönotto- tai kuvausmaksuja?
• Veloitetaanko huoltokäynneistä erikseen?
• Veloitetaanko kalustamisesta tai tarvikkeista erikseen?

Pienempi komissioprosentti ei automaattisesti tarkoita suurempaa omistajatuottoa.

Käytännön keino tehdä vertailusta rehellinen on pyytää jokaista palveluntarjoajaa laskemaan esimerkkitilitys samalla majoitusmyynnillä. Silloin erot näkyvät euroissa eivätkä prosenteissa.

2. Mistä summasta komissio lasketaan?

Tarjouksissa käytetty laskentapohja voi vaihdella, ja tämä on yksi tavallisimmista syistä siihen, miksi tarjoukset eivät ole vertailukelpoisia. Yhdessä mallissa komissio lasketaan vieraiden maksamasta majoitusmyynnistä. Toisessa mallissa ennen omistajan osuuden laskemista voidaan vähentää esimerkiksi varausalustan palvelumaksu, majoitustoiminnan arvonlisävero, maksupalvelun kulut, siivousmaksut tai muut operatiiviset kulut.

Sama komissioprosentti ei siis välttämättä tarkoita samaa euromäärää. Esitä siksi jokaiselle palveluntarjoajalle sama kysymys:

”Voitteko näyttää kirjallisen esimerkin siitä, kuinka paljon omistajalle tilitetään esimerkiksi 10 000 euron majoitusmyynnistä?”

Laskelmassa tulisi näkyä kaikki vähennykset, arvonlisäverot ja mahdolliset lisämaksut. Jos laskelmaa ei suostuta antamaan kirjallisena, se on itsessään tieto.

3. Miten rahat tilitetään omistajalle?

Omistajan kannattaa ymmärtää koko rahavirta ennen sopimuksen allekirjoittamista. Selvitettäviä asioita ovat:

• maksaako varausalusta rahat suoraan omistajalle
• kulkevatko rahat ensin hallinnointiyrityksen kautta
• kuinka usein omistajalle tilitetään
• saako omistaja varauskohtaisen tai kuukausittaisen raportin
• näkyvätkö varaukset ja hinnat omistajalle
• kuinka peruutukset ja palautukset käsitellään
• kuka vastaa majoitustoiminnan arvonlisäverosta
• milloin hallinnointipalkkio laskutetaan
• ovatko raportit riittävän selkeitä kirjanpitoa varten

Omistajan pitäisi pystyä näkemään jokaisesta kuukaudesta neljä asiaa: paljonko majoitusmyyntiä syntyi, mitä vähennyksiä tehtiin, paljonko hallinnointipalvelu veloitti ja paljonko omistajalle jäi. Mikään yksittäinen tilitysmalli ei ole aina paras — tärkeintä on mallin ymmärrettävyys ja sopivuus omistajan tilanteeseen.

4. Mitä palveluun todella sisältyy?

Palvelun sisältö on se kohta, jossa tarjoukset eroavat eniten. Käy tarjous läpi tarkistuslistana neljässä osassa.

Kohteen käyttöönotto

• tuottopotentiaalin arviointi
• kohteen tarkastus
• kalustusohjeet ja varustelulista
• stailaus
• ammattimainen valokuvaus
• ilmoitusten kirjoittaminen
• varausalustojen käyttöönotto

Jos kohde ei ole vielä kalustettu, kannattaa lukea myös pitääkö asunnon olla kalustettu Airbnb-vuokrausta varten.

Varausten hankkiminen

• Airbnb
• Booking.com
• Vrbo
• Expedia
• suorat varaukset
• kalenterien synkronointi
• kampanjat ja tarjoushinnat
• ilmoitusten jatkuva optimointi

Päivittäinen operointi

• vierasviestintä sekä sisään- ja uloskirjautumisohjeet
• myöhäiset yhteydenotot ja kadonneet avaimet
• häiriötilanteet ja rikkoutuneet tavarat
• reklamaatiot, peruutukset ja palautukset
• huollon koordinointi

Siivous ja liinavaatteet

• kuka järjestää siivoojat ja kuka valvoo laatua
• kuuluvatko liinavaatteet ja pyyhkeet palveluun
• kuka pesee ja kuljettaa tekstiilit
• kuka täydentää wc-paperit ja muut kulutustarvikkeet
• kuka reagoi, jos siivous ei täytä laatutasoa
• laskutetaanko siivous vieraalta vai omistajalta
• syntyykö omistajalle erillisiä kustannuksia

5. Miten kohteen hinnoittelu hoidetaan?

Hyvä hinnoittelu ei tarkoita hinnan syöttämistä kalenteriin kerran kaudessa, vaan jatkuvaa seurantaa. Selvitä palveluntarjoajalta, käytetäänkö dynaamista hinnoittelua, seurataanko hintoja päivittäin, huomioidaanko paikallinen kysyntä, joulu, uusivuosi ja hiihtolomat sekä tapahtumat ja lentoyhteydet. Kysy myös, mukautetaanko minimiyöpymistä, nostetaanko hintoja kysynnän kasvaessa, lasketaanko niitä hallitusti saapumisen lähestyessä, kuka hyväksyy alennukset ja voiko omistaja seurata hintoja.

Rovaniemen kaltaisessa sesonkikohteessa hinnoittelun vaikutus voi olla paljon suurempi kuin muutaman prosenttiyksikön ero hallinnointipalkkiossa. Aiheesta tarkemmin artikkelissa miten dynaaminen hinnoittelu kasvattaa tuottoa Lapissa.

6. Kuinka monessa varauskanavassa kohde julkaistaan?

Kaikki matkailijat eivät käytä samaa alustaa, joten kanavien määrä vaikuttaa kysyntään. Selvitä, missä varauskanavissa kohde julkaistaan, optimoidaanko ilmoitus jokaiselle alustalle erikseen, synkronoituvatko kalenterit automaattisesti ja voiko päällekkäisiä varauksia syntyä. Kysy myös, ovatko hinnat yhdenmukaiset eri kanavissa, hoitaako palveluntarjoaja alustojen reklamaatiot ja voiko kohde vastaanottaa suoria varauksia.

Usean kanavan näkyvyys voi tavoittaa laajemman kansainvälisen asiakaskunnan, mikä on Lapissa olennaista, koska vieraat tulevat useista eri maista.

7. Miten vierasviestintä hoidetaan?

Vierasviestintä vaikuttaa suoraan asiakaskokemukseen ja arvosteluihin, ja arvostelut vaikuttavat näkyvyyteen ja hintatasoon. Selvitä, kuka vastaa viesteihin, millä kielillä vieraita palvellaan, kuinka nopeasti viesteihin vastataan ja onko apua saatavilla iltaisin ja viikonloppuisin. Kysy myös, käytetäänkö pelkästään automaattiviestejä, kuka hoitaa poikkeustilanteet, onko palveluntarjoajalla paikallinen päivystys ja kuka auttaa, jos vieras ei pääse sisälle.

Automaatio voi tehostaa viestintää, mutta ongelmatilanteissa tarvitaan oikea henkilö ratkaisemaan tilanne. Arvostelujen merkitystä käsittelemme tarkemmin artikkelissa kuinka paljon Airbnb-arvostelut vaikuttavat tuottoon.

8. Kuka valvoo siivouksen laatua?

Siisteys on yksi majoituksen arvostelujen tärkeimmistä tekijöistä, ja siivouksen järjestäminen ja laadunvalvonta ovat eri asioita. Kysy, onko käytössä vakituinen siivoustiimi, onko siivoukselle selkeä tarkistuslista, dokumentoidaanko siivoukset ja tarkistetaanko kohteen kunto siivouksen yhteydessä. Selvitä myös, miten puutteisiin reagoidaan, kuka hoitaa kiireellisen uusintasiivouksen, seurataanko kulutustarvikkeita ja ilmoitetaanko vahingoista omistajalle.

9. Miten vahingot ja ongelmatilanteet hoidetaan?

Ennen sopimusta kannattaa selvittää, kuka dokumentoi vahingot, kuka ottaa yhteyttä vieraaseen, kuka tekee vahinkoilmoituksen varausalustalle ja kuka hankkii korvaavan tuotteen. Kysy myös, tarvitseeko omistajan itse olla yhteydessä vieraaseen, miten pienet huollot järjestetään, pyydetäänkö omistajalta hyväksyntä ennen suurempia hankintoja ja suositellaanko omistajalle erillistä vakuutusta.

Kannattaa suhtautua varauksella lupauksiin siitä, että kaikki vahingot saadaan aina perittyä vieraalta tai varausalustalta. Realistinen kumppani kertoo, miten prosessi etenee ja mikä siinä on epävarmaa.

10. Onko palveluntarjoaja paikallinen?

Paikallinen operatiivinen tiimi korostuu erityisesti kiireellisissä tilanteissa. Rovaniemellä ja muualla Lapissa paikallinen tiimi voi auttaa avainongelmissa, kiireellisissä huolloissa, siivouksen laadun tarkastamisessa, sääolosuhteisiin liittyvissä tilanteissa, lumitöiden koordinoinnissa, vieraiden käytännön ongelmissa ja kohteen kunnon seuraamisessa.

Myös etänä toimiva yritys voi tarjota laadukasta palvelua, joten kyse ei ole poissulkevasta kriteeristä. Olennaista on selvittää, onko palveluntarjoajalla oikeasti paikallinen operatiivinen tiimi vai hoidetaanko toimintaa toiselta paikkakunnalta — ja miten kiireellinen tilanne käytännössä ratkaistaan. Lapland Host on rovaniemeläinen yritys, jonka tiimi ja siivoojat toimivat paikan päällä.

11. Millaista raportointia omistaja saa?

Laadukkaassa raportoinnissa pitäisi näkyä ainakin toteutunut majoitusmyynti, varaukset, varatut yöt, mahdolliset peruutukset, varausalustojen kulut, hallinnointipalkkio, muut vähennykset, omistajalle tilitettävä summa sekä mahdolliset huolto- tai hankintakulut.

Raportit tulisi saada säännöllisesti ja sellaisessa muodossa, että ne ovat ymmärrettävissä myös ilman lyhytvuokrausalan erityisosaamista. Hyvä testi on, pystyykö kirjanpitäjä käyttämään raporttia sellaisenaan.

12. Millaiset sopimusehdot ovat?

Palveluntarjoajia verratessa pitää lukea myös sopimus, ei vain myyntitarjous. Selvitettäviä kohtia ovat sopimuksen pituus, irtisanomisaika, mahdollinen määräaikaisuus, omistajan omat käyttöajat, olemassa olevien varausten käsittely ja tulevien varausten käsittely sopimuksen päättyessä.

• kuka omistaa valokuvat
• kuka omistaa ilmoitukset ja arvosteluhistorian
• voiko ilmoituksen siirtää toiselle palveluntarjoajalle
• miten hinnat ja palveluehdot voivat muuttua
• mitä tapahtuu, jos asunto myydään
• saako omistaja hyväksyä suuremmat kulut etukäteen

Epäselvät kohdat kannattaa aina pyytää kirjallisina ennen allekirjoittamista.

13. Kuka omistaa ilmoitukset, kuvat ja asiakasdatan?

Tällä on suuri merkitys erityisesti pitkässä yhteistyössä, koska arvosteluhistoria on kohteen tärkeintä pääomaa. Selvitä, luodaanko ilmoitus omistajan vai palveluntarjoajan tilille, säilyvätkö arvostelut yhteistyön päättyessä ja saako omistaja käyttää kohteen valokuvia myöhemmin. Kysy myös, voiko ilmoituksen siirtää uudelle operaattorille, kuka hallitsee varaushistoriaa, kuka omistaa suorien varausten asiakastiedot ja pääseekö omistaja tarkastelemaan varaustilannetta.

14. Millainen kokemus ja näyttö palveluntarjoajalla on?

Kysy, kuinka monta kohdetta yritys hallinnoi, kuinka pitkään yritys tai sen henkilöt ovat toimineet alalla, millaisia kohteita hallinnoidaan ja onko kokemusta juuri Rovaniemen tai Lapin markkinasta. Selvitä myös, millaisia arvosteluja hallinnoiduilla kohteilla on, pystyykö yritys näyttämään todellisia esimerkkejä ja miten asiakaspalautetta ja laatua seurataan.

Yrityksen ikä ei yksin ratkaise laatua. Olennaisempaa on tiimin todellinen kokemus, prosessien selkeys ja kyky näyttää konkreettisesti, miten toiminta käytännössä hoidetaan.

15. Mitä kysymyksiä hostausyritykselle kannattaa esittää?

Tallenna tämä lista ja käy se läpi jokaisen palveluntarjoajan kanssa. Samat kysymykset kaikille tekevät tarjouksista vertailukelpoisia.

16. Miten tarjouksia voi vertailla taulukossa?

Kirjaa saamasi tarjoukset samaan taulukkoon. Jätä sarakkeet tyhjiksi ja täytä ne vasta, kun olet saanut vastaukset kirjallisena.

17. Miten tarjouksia kannattaa verrata käytännössä?

Vaihe 1: Pyydä kaikilta sama tuottoarvio

Anna kaikille yrityksille täsmälleen samat tiedot kohteesta: sijainti, koko, vuodepaikat, varustelu, sauna, pysäköinti ja mahdolliset omat käyttöajat. Näin arviot ovat vertailukelpoisia.

Vaihe 2: Pyydä esimerkkitilitys

Pyydä kirjallinen laskelma samalla majoitusmyynnillä, esimerkiksi 10 000 eurolla. Laskelmasta pitää näkyä alustamaksut, arvonlisävero, hallinnointipalkkio ja omistajalle jäävä summa.

Vaihe 3: Merkitse kaikki lisäkulut

Kirjaa ylös kaikki komission ulkopuolelle jäävät kustannukset: siivous, liinavaatteet, kulutustarvikkeet, kuvaus, käyttöönotto, huollot ja mahdolliset kuukausimaksut.

Vaihe 4: Arvioi kokonaisuus

Vertaa eurojen lisäksi palvelun laajuutta, hinnoitteluosaamista, paikallisuutta, sopimusehtoja ja sitä, kuinka paljon työtä omistajalle itselleen jää. Taustaksi kannattaa lukea kuinka paljon Airbnb-asunto voi tuottaa Rovaniemellä ja miten omistajan tuottoa kasvatetaan käytännössä.

Miten Lapland Host toimii?

Lapland Host on Rovaniemellä toimiva lyhytvuokrauksen hallinnointipalvelu. Mallimme perustuu siihen, ettei omistajalle synny kiinteitä kuukausikuluja, ja että palvelun sisältö sekä omistajalle jäävä osuus käydään läpi avoimesti jo tuottoarvion yhteydessä. Hoidamme kohteen käyttöönoton, ilmoitukset ja kuvaukset, hinnoittelun, vierasviestinnän, siivousten koordinoinnin, liinavaatteet ja kulutustarvikkeet sekä ongelmatilanteet paikallisella tiimillä.

Voit tutustua tarkemmin hostauspalveluumme ja pyytää oman kohteesi laskelman, jonka voit asettaa rinnakkain muiden tarjousten kanssa.

Yhteenveto

Airbnb-hostausyrityksen valinta kannattaa tehdä vertailemalla koko palvelumallia. Komissio on vain yksi osa kokonaisuutta.

• komission todellinen laskentapohja
• omistajalle jäävä summa
• palveluun kuuluvat tehtävät
• hinnoitteluosaaminen
• tilitysten läpinäkyvyys
• siivouksen laadunvalvonta
• vierasviestintä ja päivystys
• paikallinen operointi
• raportointi
• sopimusehdot
• ilmoitusten ja kuvien omistajuus

Paras vaihtoehto ei välttämättä ole halvin tarjous, vaan palvelu, joka tuottaa omistajalle parhaan kokonaisuuden mahdollisimman vähäisellä vaivalla.